Niet ieder vast bedrag is onbelast
Een vaste vergoeding is praktisch bij terugkerende kosten, maar het etiket zegt niets over de fiscale behandeling. We onderscheiden zakelijke kosten die u voor de BV voorschiet, mogelijk gericht vrijgestelde kosten en andere vergoedingen. De categorie bepaalt welke voorwaarden en vastlegging relevant zijn.
Vooraf onderbouwen
Voor een vaste vergoeding buiten de vrije ruimte moeten onder meer aard en omvang van de kosten zijn onderbouwd. Voor nieuwe vaste vergoedingen is voorafgaand onderzoek naar werkelijk gemaakte kosten van belang. De Belastingdienst benadrukt in 2026 dat onderzoek vóór het uitbetalen niet voldoende is als het pas plaatsvindt nadat de kosten al zijn gemaakt. Voor specifieke reis- en thuiswerkregelingen kunnen eigen regels gelden.
Van kostenoverzicht naar afspraak
We beginnen met de huidige afspraak en de stukken die er al zijn. Welke kosten komen terug, wie betaalt ze en worden ze niet ook apart gedeclareerd? Vervolgens bepalen we of een standaardaanpassing volstaat of dat onderzoek nodig is. Bij veranderde werkzaamheden of een andere kostenstructuur verdient de afspraak opnieuw aandacht.
Illustratie · geen klantcasus
Fictief voorbeeld — €150 per maand
Een DGA betaalt vakliteratuur en zakelijke verblijfskosten privé en ontvangt €150 per maand. Zonder specificatie kan dit bedrag niet als vanzelf onbelast worden verwerkt. Een kosteninventarisatie moet eerst laten zien wat het bedrag dekt en welke fiscale categorieën van toepassing zijn.
Broncontrole: 14 oktober 2026 · algemene uitleg, geen individuele fiscale beoordeling.
Kennisgroep Belastingdienst — vaste vergoeding met terugwerkende kracht (2026) ↗Handboek Loonheffingen 2026 — maart, hoofdstukken 4, 10, 18 en 23 ↗